Documents commerciaux d'une entreprise individuelle

Quels sont les documents commerciaux ?

Vous devez préparer un certain nombre de documents liés à vos relations commerciales avec vos clients.

Il s'agit par exemple des documents commerciaux suivants :

• Courriers

• Tarifs et documents publicitaires

• Conditions générales de vente (CGV) (professionnels)

• Bons de commande et de livraison

• Factures (professionnels)

Quelles mentions doivent figurer sur les documents commerciaux ?

Les mentions qui doivent figurer sur les documents commerciaux dépendent de la nature de votre activité :

Commerçant

Il est d'usage de faire figurer les informations suivantes sur vos documents commerciaux :

• Votre code APE (professionnels)

• Votre numéro de TVA intracommunautaire (professionnels)

• Vos coordonnées (adresse, numéro de téléphone, adresse mail et site internet)

Certains documents commerciaux (bons de commande, courriers, CGV, etc.) nécessitent la présence de mentions obligatoires. Vous devez y faire figurer notamment les informations suivantes :

• Numéro unique d'identification (Siren (professionnels)) suivi de la mention au RCS

• Dénomination : votre nom ou nom d'usage doit être suivi ou précédé de la mention Entrepreneur individuel ou EI

• Lieu du siège social

• Si votre entreprise est en état de liquidation cela doit être indiqué

• Si vous êtes une EIRL, vous devez indiquer l'objet de l'activité professionnelle à laquelle le patrimoine est affecté et votre dénomination sociale

• Si vous êtes en location-gérance (professionnels), vous devez préciser si vous êtes locataire-gérant ou gérant-mandataire

• Si vous avez bénéficié d'un contrat d'appui au projet d'entreprise pour la création ou la reprise d'une activité économique (professionnels), vous devez mentionner la dénomination sociale de l'entreprise responsable de l'appui, le lieu de son siège social et son numéro d'identification unique

Artisan

Il est d'usage de faire figurer les informations suivantes sur vos documents commerciaux :

• Votre code APE (professionnels)

• Votre numéro de TVA intracommunautaire (professionnels)

• Vos coordonnées : adresse, numéro de téléphone, adresse mail et site internet

Certains documents commerciaux (bons de commande, courriers, CGV, etc.) nécessitent la présence de mentions obligatoires. Vous devez y faire figurer notamment les informations suivantes :

• Numéro unique d'identification (Siren (professionnels))

• Dénomination : votre nom ou nom d'usage doit être suivi ou précédé de la mention Entrepreneur individuel ou EI

• Mention au registre national des entreprises

• Lieu du siège social

• Si votre entreprise est en état de liquidation

• Si votre entreprise est une EIRL, vous devez indiquer l'objet de l'activité professionnelle à laquelle le patrimoine est affecté et votre dénomination sociale

• Si vous êtes en location-gérance (professionnels), vous devez préciser si vous êtes locataire-gérant ou gérant-mandataire

• Si vous avez bénéficié d'un contrat d'appui au projet d'entreprise pour la création ou la reprise d'une activité économique (professionnels), vous devez mentionner la dénomination sociale de l'entreprise responsable de l'appui, le lieu de son siège social et son numéro d'identification unique

Libéral

Il est d'usage de faire figurer les informations suivantes sur vos documents commerciaux :

• Votre nom

• Vos coordonnées : adresse, numéro de téléphone, adresse mail et site internet

Certains documents commerciaux (bons de commande, courriers, CGV, etc.) nécessitent la présence de mentions obligatoires. Vous devez y faire figurer les informations suivantes :

• Numéro unique d'identification (Siren (professionnels))

• Dénomination : votre nom ou nom d'usage doit être suivi ou précédé de la mention Entrepreneur individuel ou EI

• Si vous êtes une EIRL, vous devez indiquer l'objet de l'activité professionnelle à laquelle le patrimoine est affecté et votre dénomination sociale

• Si vous avez bénéficié d'un contrat d'appui au projet d'entreprise pour la création ou la reprise d'une activité économique (professionnels), vous devez mentionner la dénomination sociale de l'entreprise responsable de l'appui, le lieu de son siège social et son numéro d'identification unique

À savoir

Vous pouvez retrouver toutes les mentions obligatoires à indiquer sur vos factures sur la fiché dédiée au sujet (professionnels).

Quelles sont les sanctions en cas d'absence de mention obligatoire ?

Si vous n'indiquez pas les mentions obligatoires sur vos documents commerciaux, vous vous exposez à une amende pouvant aller jusqu'à 750 €.

Combien de temps doivent être conservés les documents ?

La durée de conservation de vos documents commerciaux varie en fonction de la nature du document :

• S'il s'agit d'un document comptable (bon de commande, facture, bon de livraison, etc.), il doit être conservé 10 ans.

• S'il s'agit d'un contrat conclu dans le cadre d'une relation commerciale ou d'une correspondance commerciale, le document doit être conservé 5 ans.