Documents commerciaux d'une micro-entreprise

Quels sont les documents commerciaux ?

Vous devez préparer un certain nombre de documents liés à vos relations commerciales avec vos clients.

Il s'agit par exemple des documents commerciaux suivants :

• Courriers

• Tarifs et documents publicitaires

• Conditions générales de vente (CGV) (professionnels)

• Bons de commande et de livraison

• Factures (professionnels)

Quelles mentions doivent figurer sur les documents commerciaux ?

Les mentions qui doivent figurer sur les documents commerciaux dépendent de la nature de votre activité :

Commerçant

Il est d'usage de faire figurer les informations suivantes sur vos documents commerciaux :

• Votre code APE (professionnels)

• Votre numéro de TVA intracommunautaire (professionnels)

• Vos coordonnées : adresse, numéro de téléphone, adresse mail et site internet

Certains documents commerciaux (bons de commande, courriers, CGV, etc.) nécessitent la présence de mentions obligatoires. Vous devez y faire figurer notamment les informations suivantes :

• Numéro unique d'identification (Siren (professionnels))

• Dénomination utilisée pour l'activité avec votre nom ou nom d'usage précédé ou suivi de la mention « Entrepreneur individuel » ou « EI »

• Mention au registre du commerce et des sociétés suivie du nom de la ville d'immatriculation

• Lieu du siège social

• Si votre entreprise est en état de liquidation

• Si vous êtes en location-gérance (professionnels), vous devez préciser si vous êtes locataire-gérant ou gérant-mandataire

• Si vous avez bénéficié d'un contrat d'appui au projet d'entreprise pour la création ou la reprise d'une activité économique (professionnels), vous devez préciser la dénomination sociale de l'entreprise responsable de l'appui, le lieu de son siège social et son numéro d'identification unique

Artisan

Il est d'usage de faire figurer les informations suivantes sur vos documents commerciaux :

• Votre code APE (professionnels)

• Votre numéro de TVA intracommunautaire (professionnels)

• Vos coordonnées : adresse, numéro de téléphone, adresse mail et site internet

Certains documents commerciaux (bons de commande, courriers, CGV, etc.) nécessitent la présence de mentions obligatoires. Vous devez y faire figurer notamment les informations suivantes :

• Numéro unique d'identification (Siren (professionnels))

• Mention au registre national des entreprises (RNE)

• Dénomination utilisée pour l'activité avec votre nom ou nom d'usage précédé ou suivi de la mention « Entrepreneur individuel » ou « EI »

• Lieu du siège social

• Si votre entreprise est en état de liquidation

• Si vous êtes en location-gérance (professionnels), vous devez préciser si vous êtes locataire-gérant ou gérant-mandataire

• Si vous avez bénéficié d'un contrat d'appui au projet d'entreprise pour la création ou la reprise d'une activité économique (professionnels), vous devez préciser la dénomination sociale de l'entreprise responsable de l'appui, le lieu de son siège social et son numéro d'identification unique

Libéral

Il est d'usage de faire figurer les informations suivantes sur vos documents commerciaux :

• Votre nom

• Vos coordonnées : adresse, numéro de téléphone, adresse mail et site internet

Certains documents commerciaux (bons de commande, courriers, CGV, etc.) nécessitent la présence de mentions obligatoires. Vous devez y faire figurer les informations suivantes :

• Numéro unique d'identification (Siren (professionnels))

• Dénomination utilisée pour l'activité avec votre nom ou nom d'usage précédé ou suivi de la mention « Entrepreneur individuel » ou « EI »

• Si vous avez bénéficié d'un contrat d'appui au projet d'entreprise pour la création ou la reprise d'une activité économique (professionnels), vous devez mentionner la dénomination sociale de l'entreprise responsable de l'appui, le lieu de son siège social et son numéro d'identification unique

À savoir

Vous pouvez retrouver toutes les mentions obligatoires à indiquer sur vos factures sur la fiche dédiée (professionnels).

Quelles sont les sanctions en cas d'absence de mention obligatoire ?

Si vous n'indiquez pas les mentions obligatoires sur vos documents commerciaux, vous vous exposez à une amende pouvant aller jusqu'à 750 €.

Combien de temps doivent être conservés les documents ?

La durée de conservation de vos documents commerciaux varie en fonction de la nature du document :

• S'il s'agit d'un document comptable (bon de commande, facture, bon de livraison, etc.), il doit être conservé 10 ans.

• S'il s'agit d'un contrat conclu dans le cadre d'une relation commerciale ou d'une correspondance commerciale, le document doit être conservé 5 ans.