Négociation commerciale : établir une convention entre professionnels

Qu'est ce qu'une convention entre professionnels ?

Après avoir négocier les bases de leur relation commerciale, un fournisseur et un distributeur établissent une convention dans laquelle ils indiquent les règles sur lesquelles ils se sont mis d'accord. Cette négociation doit avoir été faite de bonne foi, c'est-à-dire que le distributeur et le fournisseur doivent avoir sincèrement essayé de négocier l'un avec l'autre. En effet, lorsque les négociations n'aboutissent pas à la date butoir à cause d'un manquement à la bonne foi de l'une des parties, celle-ci peut voir sa responsabilité engagée.

Les distributeurs sont les intermédiaires entre un fabricant et un client. Ils achètent des produits (ou des services) à un fabricant pour les revendre à un client final, particulier ou entreprise. Il existe plusieurs types de distributeurs : grossistes, centrales d’achat, magasins spécialisés ou de proximité… L’ensemble des intermédiaires entre l’entreprise et les clients s’appelle le « canal de distribution ».

La convention peut prendre la forme d'un document unique ou d'un contrat-cadre auquel s'ajoutent des contrats d'application.

Il existe plusieurs types de conventions selon les biens ou les services concernés. Ces conventions sont soumises à des règles différentes (par exemple, informations obligatoires à indiquer). De plus, la qualité du professionnel acheteur (ex : grossiste) joue également un rôle dans les règles d'établissements de la convention.

À savoir

Le fournisseur et le distributeur ne sont pas obligés de conclure une convention écrite lorsque la convention concerne les produits alimentaires suivants :

• Fruits et légumes (sauf les pommes de terre de conservation, destinés à être vendus à l'état frais au consommateur)

• Viandes fraiches, congelées ou surgelées de volailles et de lapins

• Œufs

• Miels

Quelles sont les règles d'une convention entre un fournisseur et un grossiste ?

Un grossiste achète des biens à un ou plusieurs fournisseurs et les revend à d'autres professionnels.

Le client peut aussi bien être un commerçant, un autre grossiste, un transformateur ou encore un professionnel qui s'approvisionne pour les besoins de son activité.

Mentions obligatoires

Lorsqu'un fournisseur souhaite conclure une convention avec un grossiste, celle-ci doit contenir les informations suivantes :

• Conditions de l'opération de vente des produits ou de la prestation de services

• Réductions de prix, types de situations et modalités dans lesquelles des conditions dérogatoires peuvent être appliquées

• Services de coopération commerciale (promotions) rendus par le distributeur permettant de favoriser la commercialisation des produits ou des services du fournisseur. Ces services ne doivent pas faire partie des obligations d'achat et de vente. Il faut également indiquer les informations suivantes :

  • Objet concerné par les services

  • Date à laquelle ces services s'appliquent

  • Modalités d'exécution des services

  • Rémunération pour chaque service

  • Rémunération globale des services

• Autres obligations servant à favoriser la relation commerciale entre le fournisseur et le distributeur (référencement, statistiques, etc.). Il faut préciser pour chaque obligation les informations suivantes :

  • Objet concerné

  • Date à laquelle cela s'applique

  • Modalités d'exécution

  • Rémunération ou réduction de prix globale s'appliquant à l'ensemble des obligations

• Pour tout service ou obligation issue d'un accord conclu avec une entreprise située hors de France liée à l'acheteur

  • Objet concerné

  • Date prévue

  • Modalités d'exécution

  • Produits auxquels il se rapporte

• Date prévue des services (par exemple, date à laquelle une réparation doit avoir lieu)

• Modalités d'exécution des services (par exemple, la réparation aura lieu le vendredi de 14h à 17h, 2 ouvriers seront sur place, etc.)

• Rémunération pour chaque service

• Rémunération globale des services

• Objet concerné

• Date prévue

• Modalités d'exécution

• Rémunération ou réduction de prix globale s'appliquant à l'ensemble des obligations

• Obligations réciproques auxquelles le fournisseur et le grossiste se sont engagées. La convention doit être établie sur un document unique à part ou dans un ensemble formé par un contrat-cadre et des contrats d'application

Mentions supplémentaires

Des informations supplémentaires doivent être indiquées lorsque la convention porte sur l'achat de produits manufacturés, fabriqués à la demande de l'acheteur ou sur la conception et la production de produits alimentaires pour les besoins particuliers de l'acheteur.

Achat de produits manufacturés, fabriqués à la demande de l'acheteur

Un fournisseur souhaite conclure une convention avec un distributeur qui achète des produits manufacturés, fabriqués à sa demande pour les intégrer à sa propre production.

Il est interdit d'acheter plus de 500 000 € de produits manufacturés fabriqués à la demande.

La convention doit contenir les informations complémentaires suivantes :

• Objet de la convention et obligations du vendeur et de l'acheteur

• Prix et modalités de détermination du prix

• Conditions de facturation et de règlement

• Responsabilités respectives de l'acheteur et du vendeur et les garanties

• Durée de la convention et modalités de résiliation

• Modalités de règlement des conflits vis-à-vis de l'exécution de la convention (par exemple, le tribunal compétent, le droit applicable). Si le vendeur et l'acheteur souhaitent recourir à la médiation (professionnels), il faut indiquer les modalités de sa mise en place

• Lorsque cela est nécessaire, les modalités d'application d'une réserve de propriété (clause selon laquelle le vendeur demeure propriétaire du biens tant que l'acheteur n'a pas versé l'intégralité du prix)

• Lorsque la nature de la convention l'exige, règles concernant la propriété intellectuelle entre le vendeur et l'acheteur (par exemple, vente d'un logiciel breveté)

Conception et production de produits alimentaires pour les besoins particuliers de l'acheteur

Un vendeur souhaite conclure une convention avec un grossiste qui achète des produits alimentaires conçus et fabriqués selon des modalités qui répondent à ses besoins. Ces produits sont ensuite vendus sous la marque du grossiste.

La convention doit contenir les informations complémentaires suivantes :

• Prix ou critères et modalités de détermination du prix d'achat des produits agricoles qui entrent dans la composition des produits alimentaires. Cela inclut les efforts d'innovation que le fabricant a réalisé à la demande du grossiste.

• Clause de révision automatique des prix en fonction de la variation du coût de la matière première agricole ou des produits transformés qui entrent dans la composition des produits alimentaires.

• Clause concernant le volume prévisionnel que le distributeur s'engage à faire produire sur une période donnée. Elle doit également prévoir un délai raisonnable de prévenance pour permettre au fabricant d'anticiper les éventuelles variations de volume.

• Durée minimale du préavis à respecter en cas de rupture de la relation contractuelle. Il faut aussi prévoir ce que vont devenir les emballages et les produits finis au moment de la rupture du contrat.

• Clause de répartition entre le fournisseur et le distributeur des différents coûts qui peuvent s'additionner au cours de la vie du contrat.

• Système d'alerte et d'échanges d'informations périodiques entre le fournisseur et le distributeur pour optimiser les conditions d'approvisionnement et limiter les ruptures.

Date de la conclusion de la convention

La convention doit être conclue au plus tard à l'une des échéances suivantes :

• Le 1^er mars de l'année au cours de laquelle la convention commence à s'appliquer. Le fournisseur doit communiquer ses conditions générales de vente (CGV) (professionnels) dans un délai raisonnable avant cette date.

• Dans les 2 mois suivants le point de départ de la période de commercialisation des produits ou des services d'un cycle de commercialisation particulier (cela concerne les produits ou services qui se vendent sur une période particulière : par exemple, les décorations de Noël à la fin de l'année). Le fournisseur doit communiquer ses conditions générales de vente avant le point de départ de la commercialisation.

Durée de la convention

La convention entre un fournisseur et un grossiste peut être conclue pour 1, 2 ou 3 ans.

Lorsque la convention est conclue pour une durée de 2 ou 3 ans, elle doit prévoir les modalités selon lesquelles le prix convenu est révisé. Par exemple, l'évolution du prix en fonction des coûts liés aux charges de production (électricité, matières premières, etc.).

Quelles sont les règles d'une convention entre un fournisseur et un distributeur (hors grossiste) ?

Les règles diffèrent selon le type de produits sur lequel la convention porte.

Produits de grande consommation

Un produit de grande consommation est un produit de consommation courante qui a une date de péremption (exemple : produits alimentaires, produits ménagers, boissons alcoolisées, etc.).

Vous pouvez retrouver la

Mentions obligatoires

Lorsqu'un fournisseur souhaite conclure une convention avec un distributeur pour des produits de grande consommation, il faut obligatoirement que celle-ci contienne les informations suivantes :

• Barème des prix unitaires avec les conditions générales de vente (professionnels) (CGV) ou les modalités de consultation du barème sur lequel les négociations ont porté

• Chaque obligation réciproque à laquelle se sont engagés le fournisseur et le distributeur à l'issue de la négociation commerciale. Il faut également indiquer le prix unitaire de chacune des obligations réciproques.

• Chiffre d'affaires prévisionnel

• Conditions de l'opération de vente des produits et les réductions de prix. Il faut également indiquer la date à laquelle cela s'applique.

• Services de coopération commerciale (promotions) rendus par le distributeur permettant de favoriser la commercialisation des produits ou de services du fournisseur. Ces services ne doivent pas faire partie des obligations d'achat et de vente. Il faut également indiquer les informations suivantes :

  • Objet concerné par les services

  • Date à laquelle ces services s'appliquent

  • Modalités d'exécution des services

  • Rémunération pour chaque service

  • Rémunération globale des services

• Autres obligations servant à favoriser la relation commerciale entre le fournisseur et le distributeur (référencement, statistiques, etc.). Il faut préciser pour chaque obligation les informations suivantes :

  • Objet concerné

  • Date à laquelle cela s'applique

  • Modalités d'exécution

  • Rémunération ou réduction de prix globale s'appliquant à l'ensemble des obligations

• Pénalités en cas de non-respect des obligations contractuelles. Les pénalités logistiques infligées par le distributeur au fournisseur doivent être proportionnées au préjudice subi. Elles ne peuvent pas dépasser 2 % de la valeur des produits commandés dans la catégorie de produit concernée par le manquement. La preuve du manquement et celle du préjudice subi doivent être apportées par le distributeur qui transmet l'avis de pénalité. Une pénalité logistique ne peut pas être infligée pour un manquement survenu plus d'un an auparavant. Des pénalités logistiques peuvent également être infligées par le fournisseur au distributeur dans les mêmes conditions et limites. Lorsque le manquement provient d'une situation exceptionnelle affectant gravement les chaînes d'approvisionnement dans un ou plusieurs secteurs, extérieure au distributeur ou au fournisseur, l'application des pénalités logistiques prévues par le contrat peut être suspendue par décret en Conseil d'État pour une durée maximale de 6 mois renouvelable.

À savoir

En cas d'engagement du fournisseur et du distributeur à des obligations réciproques, une convention distincte doit être établie pour déterminer les modalités de calcul des pénalités définies dans la convention de base. En cas de résiliation de la convention distincte, la convention de base continue d'exister.

Date de conclusion de la convention

Elle doit être conclue au plus tard à l'une des échéances suivantes :

• Le 1^er mars de l'année au cours de laquelle la convention commence à s'appliquer. Le fournisseur doit communiquer ses conditions générales de vente (professionnels) au moins 3 mois avant cette date (autrement dit avant le 1^er décembre)

• Dans les 2 mois suivants le point de départ de la période de commercialisation des produits ou des services d'un cycle de commercialisation particulier (cela concerne les produits ou services qui se vendent sur une période particulière : par exemple, les décorations de Noël à la fin de l'année). Le fournisseur doit communiquer ses conditions générales de vente au moins 2 mois avant le point de départ de la période de commercialisation

Attention

Le distributeur dispose d'un délai de 1 mois à compter de la réception des CGV pour les accepter, les refuser ou indiquer les conditions qu'il souhaite négocier. Sa réponse doit être justifiée et détaillée.

Durée de la convention

La convention entre un fournisseur et un distributeur peut être conclue pour 1, 2 ou 3 ans.

Lorsque la convention est conclue pour une durée de 2 ou 3 ans, elle doit prévoir les modalités selon lesquelles le prix convenu est révisé. Par exemple, le prix peut être impacté par l'évolution des coûts liés aux charges de production (électricité, matières premières, etc.).

Le distributeur doit transmettre, avant le 1^er septembre de chaque année, aux ministres chargés de l'agriculture et de l'économie, un document présentant la part de surplus de chiffre d'affaires (CA) qui a été enregistré à la suite d'une revalorisation du prix d'achat des produits alimentaires et agricoles.

Produits manufacturés, fabriqués à la demande

Mentions obligatoires

Un fournisseur souhaite conclure une convention avec un distributeur qui achète des produits manufacturés, fabriqués à sa demande pour les intégrer à sa propre production. Le montant de ces achats doit être inférieur à 500 000 €.

La convention doit contenir les informations suivantes :

• Conditions de l'opération de vente des produits ou des prestations de services et les réductions de prix

• Lorsque que cela est prévu, les situations et les modalités dans lesquelles des conditions dérogatoires de l'opération de vente peuvent être appliquées

• Services de coopération commerciale (promotions) rendus par le distributeur permettant de favoriser la commercialisation des produits ou de services du fournisseur. Ces services ne doivent pas faire partie des obligations d'achat et de vente. Il faut également indiquer les informations suivantes  :

  • Objet concerné par les services

  • Date à laquelle les services doivent avoir lieu

  • Modalités d'exécution des services

  • Rémunération pour chaque service

  • Rémunération globale des services

• Autres obligations servant à favoriser la relation commerciale entre le fournisseur et le distributeur (référencement, statistiques, etc.). Il faut préciser pour chaque obligation les informations suivantes :

  • Objet concerné

  • Date prévue

  • Modalités d'exécution

  • Rémunération ou réduction de prix globale s'appliquant à l'ensemble des obligations

• Pour tout service ou obligation issue d'un accord conclu avec une entreprise située hors de France liée au distributeur

  • Objet concerné

  • Date prévue

  • Modalités d'exécution

  • Produits auxquels il se rapporte

• Objet de la convention et obligations du fournisseur et du distributeur

• Prix et modalités de détermination du prix

• Conditions de facturation et de règlement

• Responsabilités respectives du distributeur et du fournisseur et les garanties

• Lorsque cela est nécessaire, les modalités d'application d'une réserve de propriété

• Lorsque la nature de la convention l'exige, règles concernant la propriété intellectuelle entre le fournisseur et le distributeur (par exemple, vente d'un logiciel breveté)

• Durée de la convention et modalités de

• Modalités de règlement des conflits concernant l'exécution de la convention. Si le fournisseur et le distributeur souhaitent recourir à la médiation (professionnels), il faut indiquer les modalités de sa mise en place.

• Pénalités en cas de non-respect des obligations contractuelles. Les pénalités logistiques infligées par le distributeur au fournisseur doivent être proportionnées au préjudice subi. Elles ne peuvent pas dépasser 2 % de la valeur des produits commandés dans la catégorie de produit concernée par le manquement. La preuve du manquement et celle du préjudice subi doivent être apportées par le distributeur qui transmet l'avis de pénalité. Une pénalité logistique ne peut pas être infligée pour un manquement survenu plus d'un an auparavant. Des pénalités logistiques peuvent également être infligées par le fournisseur au distributeur dans les mêmes conditions et limites. Lorsque le manquement provient d'une situation exceptionnelle affectant gravement les chaînes d'approvisionnement dans un ou plusieurs secteurs, extérieure au distributeur ou au fournisseur, l'application des pénalités logistiques prévues par le contrat peut être suspendue par décret en Conseil d'État pour une durée maximale de 6 mois renouvelable.

À savoir

En cas d'engagement du fournisseur et du distributeur à des obligations réciproques, une convention distincte doit être établie pour déterminer les modalités de calcul des pénalités définies dans la convention de base. En cas de résiliation de la convention distincte, la convention de base continue d'exister.

Date de conclusion de la convention

Elle doit être conclue au plus tard à l'une des échéances suivantes :

• Le 1^er mars de l'année au cours de laquelle la convention commence à s'appliquer. Le fournisseur doit communiquer ses conditions générales de vente (professionnels) au moins 3 mois avant cette date (autrement dit avant le 1^er décembre)

• Dans les 2 mois suivants le point de départ de la période de commercialisation des produits ou des services d'un cycle de commercialisation particulier (cela concerne les produits ou services qui se vendent sur une période particulière : par exemple, les décorations de Noël à la fin de l'année). Le fournisseur doit communiquer ses conditions générales de vente au moins 2 mois avant le point de départ de la période de commercialisation

Attention

Le distributeur dispose d'un délai raisonnable compter de la réception des CGV pour les accepter, les refuser ou indiquer les conditions qu'il souhaite négocier. Sa réponse doit être justifiée et détaillée.

Durée de la convention

La convention entre un fournisseur et un distributeur peut être conclue pour 1, 2 ou 3 ans.

Lorsque la convention est conclue pour une durée de 2 ou 3 ans, elle doit prévoir les modalités selon lesquelles le prix convenu est révisé. Par exemple, le prix peut être impacté par l'évolution des coûts liés aux charges de production (électricité, matières premières, etc.). Le distributeur doit transmettre, avant le 1^er septembre de chaque année, aux ministres chargés de l'agriculture et de l'économie, un document présentant la part de surplus de chiffre d'affaires qui a été enregistré à la suite d'une revalorisation du prix d'achat des produits alimentaires et agricoles.

Produits alimentaires conçus et produits pour les besoins particuliers du distributeur

Mentions obligatoires

Un fournisseur souhaite conclure une convention avec un distributeur qui achète des produits alimentaires conçus et fabriqués selon des modalités qui répondent aux besoins du distributeur. Les produits sont ensuite vendus sous la marque du distributeur.

La convention doit contenir les informations suivantes :

• Conditions de l'opération de vente des produits ou des prestations de services et les réductions de prix

• Lorsque que cela est prévu, les situations et les modalités dans lesquelles des conditions dérogatoires de l'opération de vente peuvent être appliquées

• Services de coopération commerciale (promotion) rendus par le distributeur permettant de favoriser la commercialisation des produits ou de services du fournisseur. Ces services ne doivent pas faire partie des obligations d'achat et de vente. Concernant les services de coopération commerciale, il faut également indiquer les informations suivantes  :

  • Objet concerné

  • Date prévue

  • Modalités d'exécution

  • Rémunération pour chaque service

  • Rémunération globale

• Autres obligations servant à favoriser la relation commerciale entre le fournisseur et le distributeur (référencement, statistiques, etc.). Il faut préciser pour chaque obligation les informations suivantes :

  • Objet concerné

  • Date prévue

  • Modalités d'exécution

  • Rémunération ou réduction de prix globale s'appliquant à l'ensemble des obligations

• Pour tout service ou obligation issue d'un accord conclu avec une entreprise située hors de France en lien avec le distributeur:

  • Objet concerné

  • Date prévue

  • Modalités d'exécution

  • Produits auxquels il se rapporte

• Prix ou critères et modalités de détermination du prix d'achat des produits agricoles qui entrent dans la composition des produits alimentaires. Cela inclut les efforts d'innovation que le fabricant a réalisé à la demande du distributeur.

• Clause de révision automatique des prix en fonction de la variation du coût de la matière première agricole ou des produits transformés qui entrent dans la composition des produits alimentaires

• Clause concernant le volume prévisionnel que le distributeur s'engage à faire produire sur une période donnée. Elle doit également prévoir un délai raisonnable de prévenance pour permettre au fabricant d'anticiper les éventuelles variations de volume.

• Durée minimale du préavis à respecter en cas de rupture de la relation contractuelle. Il faut aussi prévoir ce que vont devenir les emballages et les produits finis au moment de la rupture du contrat

• Clause de répartition entre le fournisseur et le distributeur des différents coûts qui peuvent s'additionner au cours de la vie du contrat

• Système d'alerte et d'échange d'informations périodiques entre le fournisseur et le distributeur pour optimiser les conditions d'approvisionnement et limiter les ruptures

• Pénalités en cas de non-respect des obligations contractuelles. Les pénalités logistiques infligées par le distributeur au fournisseur doivent être proportionnées au préjudice subi. Elles ne peuvent pas dépasser 2 % de la valeur des produits commandés dans la catégorie de produit concernée par le manquement. La preuve du manquement et celle du préjudice subi doivent être apportées par le distributeur qui transmet l'avis de pénalité. Une pénalité logistique ne peut pas être infligée pour un manquement survenu plus d'un an auparavant. Des pénalités logistiques peuvent également être infligées par le fournisseur au distributeur dans les mêmes conditions et limites. Lorsque le manquement provient d'une situation exceptionnelle affectant gravement les chaînes d'approvisionnement dans un ou plusieurs secteurs, extérieure au distributeur ou au fournisseur, l'application des pénalités logistiques prévues par le contrat peut être suspendue par décret en Conseil d'État pour une durée maximale de 6 mois renouvelable.

À savoir

En cas d'engagement du fournisseur et du distributeur à des obligations réciproques, une convention distincte doit être établie pour déterminer les modalités de calcul des pénalités définies dans la convention de base. En cas de résiliation de la convention distincte, la convention de base continue d'exister.

Date de conclusion de la convention

Elle doit être conclue au plus tard à l'une des échéances suivantes :

• Le 1^er mars de l'année au cours de laquelle la convention commence à s'appliquer. Le fournisseur doit communiquer ses conditions générales de vente (CGV) (professionnels) au moins 3 mois avant cette date (autrement dit avant le 1^er décembre)

• Dans les 2 mois suivants le point de départ de la période de commercialisation des produits ou des services d'un cycle de commercialisation particulier (cela concerne les produits ou services qui se vendent sur une période particulière : par exemple, les décorations de Noël à la fin de l'année). Le fournisseur doit communiquer ses conditions générales de vente au moins 2 mois avant le point de départ de la période de commercialisation

Attention

Le distributeur dispose d'un délai raisonnable à compter de la réception des CGV pour les accepter, les refuser ou indiquer les conditions qu'il souhaite négocier. Sa réponse doit être justifiée et détaillée.

Durée de la convention

La convention entre un fournisseur et un distributeur peut être conclue pour 1, 2 ou 3 ans.

Lorsque la convention est conclue pour une durée de 2 ou 3 ans, elle doit prévoir les modalités selon lesquelles le prix convenu est révisé. Par exemple, le prix peut être impacté par l'évolution des coûts liés aux charges de production (électricité, matières premières, etc.). Le distributeur doit transmettre, avant le 1^er septembre de chaque année, aux ministres chargés de l'agriculture et de l'économie, un document présentant la part de surplus de chiffre d'affaires qui a été enregistré à la suite d'une revalorisation du prix d'achat des produits alimentaires et agricoles.

Quelles sont les sanctions en cas de non-respect des règles ?

Pour tout manquement aux règles d'établissement et d'application d'une convention entre professionnels, une des amendes administratives suivantes peut être appliquée :

• Si le manquement est commis par une entreprise individuelle, l'amende peut s'élever à 75 000 €. En cas de récidive dans un délai de 2 ans à partir de la première sanction, le montant maximum passe à 150 000. €

• Si le manquement est commis par une société, l'amende peut s'élever à 375 000 €. En cas de récidive dans un délai de 2 ans à partir de la première sanction, le montant maximum passe à 750 000 €.

En cas de non-respect de l'échéancepour conclure la convention lorsque cela est nécessaire, une des amendes administratives suivantes peut être appliquée :

• Si le manquement est commis par une entreprise individuelle, le montant ne peut pas dépasser 200 000 €. En cas de récidive dans un délai de 2 ans à partir de la première sanction, le montant maximum passe à 400 000 €.

• Si le manquement est commis par une société, l'amende peut s'élever à 1 000 000 €. En cas de récidive dans un délai de 2 ans à partir de la première sanction, le montant maximum passe à 2 000 000 €.