Fiche de paie

Qui doit recevoir une fiche de paie ?

Tout salarié doit recevoir une fiche de paie lors du paiement du salaire (particuliers).

Comment est transmise la fiche de paie ?

Depuis 2017, la dématérialisation de la fiche de paie est devenue le principe et le format papier l'exception, sauf en cas de désaccord du salarié.

Pour la remise de la fiche de paie électronique, l'employeur doit indiquer au salarié les conditions dans lesquelles la fiche de paie est disponible. Le salarié peut refuser de recevoir sa fiche de paie de manière dématérialisée. Il le signale à l'employeur.

L'employeur doit conserver dans les locaux de l'entreprise un double de la fiche de paie (sous forme papier ou électronique) pendant une durée de 5 ans.

Au-delà de ces 5 années, les fiches de paie peuvent ne pas être accessibles directement dans l’entreprise (bien qu’elles ne doivent pas pour autant être effacées).  Si c'est le cas, l'employeur doit garantir au salarié la disponibilité de ses fiches de paie :

• soit pendant une durée de 50 ans à compter de son émission

• soit pendant 6 ans après le départ à la retraite du salarié

Quelles sanctions en cas de non-remise de la fiche de paie ?

Si l'employeur ne remet pas régulièrement la fiche de paie, le salarié peut saisir le conseil de prud'hommes (CPH) (particuliers).

L'employeur peut être condamné à une amende pouvant atteindre 450 € par fiche non remise.

L'employeur peut également être condamné à verser des dommages et intérêts au salarié.

Est-il possible d'obtenir un duplicata de la fiche de paie ?

Le salarié qui a perdu sa fiche de paie peut demander un double à l'employeur, mais aucune disposition légale n'oblige l'employeur à le transmettre.

Quelles mentions doivent obligatoirement figurer dans la fiche de paie ?

Depuis le 1er juillet 2023

La fiche doit mentionner les éléments suivants :

Zone 1 : identification de l'employeur et du salarié

• Nom et adresse de l'employeur (éventuellement la désignation de l'établissement dont dépend le salarié)

• Numéro de la nomenclature d'activité de l'établissement d'emploi (code APE ou code NAF (professionnels)) et numéro d'inscription de l'employeur au répertoire national des entreprises et des établissements (numéro Siret (professionnels))

• Convention collective de branche applicable au salarié ou référence au code du travail concernant la durée des congés payés et des délais de préavis en cas de cessation de la relation de travail

• Nom et emploi du salarié, sa position dans la classification conventionnelle (niveau ou coefficient hiérarchique)

• Période et nombre d'heures de travail en distinguant les heures au taux normal et les heures supplémentaires (en mentionnant les taux appliqués aux heures correspondantes)

• Nature et volume du forfait auquel se rapporte le salaire des salariés au forfait (particuliers) (forfait hebdomadaire ou mensuel en heures, ou forfait annuel en heures ou en jours)

• Nature de la base de calcul du salaire lorsque, par exception, cette base de calcul n'est pas la durée du travail

• Nature et montant des accessoires de salaire soumis aux cotisations salariales et patronales

Zone 2 : salaire

• Rémunération brute du salarié

• Montant et assiette des cotisations et contributions sociales à la charge de l'employeur et du salarié avant déduction des exonérations et exemptions

• Taux des cotisations et contributions sociales à la charge du salarié avant déduction des exonérations et exemptions

• Nature et montant des autres versements et retenues (notamment prise en charge des frais de transport domicile-travail (particuliers))

• Montant effectivement reçu par le salarié

• Date de paiement

• Dates de congé et montant de l'indemnité de congés payés (particuliers), lorsqu'une période de congé annuel est comprise dans la période de paie considérée

Zone 3 : cotisations et contributions sociales

• Montant des cotisations de protection sociale réunies au sein de 5 rubriques (santé, accidents du travail et maladies professionnelles, retraite, famille et chômage)

• Montant total des exonérations et exemptions de cotisations et contributions sociales

• Montant total versé par l'employeur (rémunération brute versée au salarié, cotisations et contributions à la charge de l'employeur, déduction faite des exonérations et allégements de charges sociales)

• Montant correspondant à l'évolution de la rémunération liée à la suppression des cotisations chômages et maladie

Zone 4 : net à payer et net imposable

• Montant net à payer avant impôt sur le revenu et montant de l'impôt sur le revenu prélevé à la source

Zone 5 : montant net social

• Montant du revenu net après déduction de l’ensemble des prélèvements sociaux obligatoires.

Zone 6 : impôt sur le revenu

• Montant net imposable servant de base au calcul du prélèvement à la source

• Cumul annuel des montants nets imposables servant de base au calcul du prélèvement à la source

• Montant de l'impôt sur le revenu prélevé à la source

• Cumul annuel des montants de l'impôt sur le revenu prélevé à la source

• Montant net des heures complémentaire et/ou supplémentaire exonérées

• Cumul annuel des montant d'heures complémentaire et/ou supplémentaire exonérées

Zone 7 : mentions finales

• Mention de la rubrique dédiée au bulletin de paie sur le portail www.service-public.fr, rubrique cotisations salariales (particuliers)

• Mention incitant le salarié à conserver le bulletin de paie sans limitation de durée

• En cas d'activité partielle, nombre d'heures indemnisées

Le salarié peut contester (particuliers) le montant ou l'exactitude de sa fiche de paie pendant 3 ans à compter de sa remise.

À savoir

des dispositions particulières s'appliquent pour les salariés affiliés au régime local d'assurance maladie complémentaire obligatoire des départements du Haut-Rhin, du Bas-Rhin et de la Moselle. Seules les valeurs correspondant au taux salarial et à la part salarié doivent figurer sur la fiche de paie.

Depuis 2022

La fiche doit mentionner les éléments suivants :

Zone 1 : identification de l'employeur et du salarié

• Nom et adresse de l'employeur (éventuellement la désignation de l'établissement dont dépend le salarié)

• Numéro de la nomenclature d'activité de l'établissement d'emploi (code APE ou code NAF (professionnels)) et numéro d'inscription de l'employeur au répertoire national des entreprises et des établissements (numéro Siret (professionnels))

• Convention collective de branche applicable au salarié ou référence au code du travail concernant la durée des congés payés et des délais de préavis en cas de cessation de la relation de travail

• Nom et emploi du salarié, sa position dans la classification conventionnelle (niveau ou coefficient hiérarchique)

• Période et nombre d'heures de travail en distinguant les heures au taux normal et les heures supplémentaires (en mentionnant les taux appliqués aux heures correspondantes)

• Nature et volume du forfait auquel se rapporte le salaire des salariés au forfait (particuliers) (forfait hebdomadaire ou mensuel en heures, ou forfait annuel en heures ou en jours)

• Nature de la base de calcul du salaire lorsque, par exception, cette base de calcul n'est pas la durée du travail

• Nature et montant des accessoires de salaire soumis aux cotisations salariales et patronales

Zone 2 : salaire

• Rémunération brute du salarié

• Montant et assiette des cotisations et contributions sociales à la charge de l'employeur et du salarié avant déduction des exonérations et exemptions

• Taux des cotisations et contributions sociales à la charge du salarié avant déduction des exonérations et exemptions

• Nature et montant des autres versements et retenues (notamment prise en charge des frais de transport domicile-travail (particuliers))

• Montant effectivement reçu par le salarié

• Date de paiement

• Dates de congé et montant de l'indemnité de congés payés (particuliers), lorsqu'une période de congé annuel est comprise dans la période de paie considérée

Zone 3 : cotisations et contributions sociales

• Montant des cotisations de protection sociale réunies au sein de 5 rubriques (santé, accidents du travail et maladies professionnelles, retraite, famille et chômage)

• Montant total des exonérations et exemptions de cotisations et contributions sociales

• Montant total versé par l'employeur (rémunération brute versée au salarié, cotisations et contributions à la charge de l'employeur, déduction faite des exonérations et allégements de charges sociales)

• Montant correspondant à l'évolution de la rémunération liée à la suppression des cotisations chômages et maladie

Zone 4 : net à payer et net imposable

• Montant net à payer avant impôt sur le revenu et montant de l'impôt sur le revenu prélevé à la source

Zone 5 : impôt sur le revenu

• Montant net imposable servant de base au calcul du prélèvement à la source

• Cumul annuel des montants nets imposables servant de base au calcul du prélèvement à la source

• Montant de l'impôt sur le revenu prélevé à la source

• Cumul annuel des montants de l'impôt sur le revenu prélevé à la source

• Montant net des heures complémentaire et/ou supplémentaire exonérées

• Cumul annuel des montant d'heures complémentaire et/ou supplémentaire exonérées

Zone 6 : mentions finales

• Mention de la rubrique dédiée au bulletin de paie sur le portail www.service-public.fr, rubrique cotisations salariales (particuliers)

• Mention incitant le salarié à conserver le bulletin de paie sans limitation de durée

• En cas d'activité partielle, nombre d'heures indemnisées

Le salarié peut contester (particuliers) le montant ou l'exactitude de sa fiche de paie pendant 3 ans à compter de sa remise.

À savoir

des dispositions particulières s'appliquent pour les salariés affiliés au régime local d'assurance maladie complémentaire obligatoire des départements du Haut-Rhin, du Bas-Rhin et de la Moselle. Seules les valeurs correspondant au taux salarial et à la part salarié doivent figurer sur la fiche de paie.

Depuis 2019

La fiche doit mentionner les éléments suivants :

Zone 1 : identification de l'employeur et du salarié

• Nom et adresse de l'employeur (éventuellement la désignation de l'établissement dont dépend le salarié)

• Numéro de la nomenclature d'activité de l'établissement d'emploi (code APE ou code NAF (professionnels)) et numéro d'inscription de l'employeur au répertoire national des entreprises et des établissements (numéro Siret (professionnels))

• Convention collective de branche applicable au salarié ou référence au code du travail concernant la durée des congés payés et des délais de préavis en cas de cessation de la relation de travail

• Nom et emploi du salarié, sa position dans la classification conventionnelle (le niveau ou le coefficient hiérarchique)

• Période et nombre d'heures de travail en distinguant les heures au taux normal et les heures supplémentaires (en mentionnant les taux appliqués aux heures correspondantes)

• Nature et volume du forfait auquel se rapporte le salaire des salariés au forfait (particuliers) (forfait hebdomadaire ou mensuel en heures, ou forfait annuel en heures ou en jours)

• Nature de la base de calcul du salaire lorsque, par exception, cette base de calcul n'est pas la durée du travail

• Nature et montant des accessoires de salaire soumis aux cotisations salariales et patronales

Zone 2 : salaire

• Rémunération brute du salarié

• Montant et assiette des cotisations et contributions sociales à la charge de l'employeur et du salarié avant déduction des exonérations et exemptions

• Taux des cotisations et contributions sociales à la charge du salarié avant déduction des exonérations et exemptions

• Nature et montant des autres versements et retenues (notamment prise en charge des frais de transport domicile-travail (particuliers))

• Montant effectivement reçu par le salarié

• Date de paiement

• Dates de congé et montant de l'indemnité de congés payés (particuliers), lorsqu'une période de congé annuel est comprise dans la période de paie considérée

Zone 3 : cotisations et contributions sociales

• Montant des cotisations de protection sociale réunies au sein de 5 rubriques : santé, accidents du travail et maladies professionnelles, retraite, famille et chômage

• Montant total des exonérations et exemptions de cotisations et contributions sociales

• Montant total versé par l'employeur (rémunération brute versée au salarié, cotisations et contributions à la charge de l'employeur, déduction faite des exonérations et allégements de charges sociales)

• Montant correspondant à l'évolution de la rémunération liée à la suppression des cotisations chômages et maladie

Zone 4 : net à payer et net imposable

• Montant net à payer avant impôt sur le revenu et montant de l'impôt sur le revenu prélevé à la source

Zone 5 : mentions finales

• Mention de la rubrique dédiée au bulletin de paie sur le portail www.service-public.fr, rubrique cotisations salariales (particuliers)

• Mention incitant le salarié à conserver le bulletin de paie sans limitation de durée

• En cas d'activité partielle, le nombre d'heures indemnisées

Le salarié peut contester (particuliers) le montant ou l'exactitude de sa fiche de paie pendant 3 ans à compter de sa remise.

À savoir

des dispositions particulières s'appliquent pour les salariés affiliés au régime local d'assurance maladie complémentaire obligatoire des départements du Haut-Rhin, du Bas-Rhin et de la Moselle. Seules les valeurs correspondant au taux salarial et à la part salarié doivent figurer sur la fiche de paie.

Quelles mentions ne doivent obligatoirement pas figurer dans la fiche de paie ?

L'employeur ne doit pas faire figurer sur la fiche de paie du salarié l'exercice du droit de grève ou les fonctions de représentant du personnel.

La nature et le montant de la rémunération liée à l'activité de représentant du personnel doivent figurer sur une fiche annexée à la fiche de paie.

C'est à l'employeur de l'établir et de la fournir au salarié.

Quel est le classement des rubriques dans la fiche de paie ?

Des rubriques spécifiques sont prévues pour chacune des cotisations ou contributions sociales.

Autres contributions dues par l'employeur

Il s'agit de contributions spécifiques qui sont uniquement à la charge de l'employeur.

Cette rubrique regroupe notamment les contributions suivantes :

• Versement transport

• Contribution au Fonds national d'aide au logement (FNAL)

• Participation des employeurs à l'effort de construction (PEEC)

• Contribution patronale au fonds de financement des organisations professionnelles et syndicales

• Contribution solidarité autonomie (CSA)

• Forfait social

• Contribution de l'employeur à la formation professionnelle continue

À noter

depuis 2019, la cotisation APEC doit apparaître uniquement sur le bulletin de paie des salariés qui en relèvent.

Allégement de cotisations

Cette rubrique comprend les points suivants :

• Allègements généraux dont bénéficient les employeurs au titre des salariés dont les rémunérations brutes sont inférieures à 1,6 Smic

• Réduction du taux de cotisations allocations familiales, dont bénéficient les employeurs au titre des salariés dont les rémunérations brutes sont inférieures à 3,5 Smic

• Exonérations spécifiques pour les entreprises implantées dans les zones France Ruralités Revitalisation (FRR) (professionnels), anciennement zones de revitalisation rurale (ZRR), ou en bassins d'emplois à redynamiser (BER) ou en zones de restructuration de la défense (ZRD) ou encore implantées en outre-mer (Lodeom)

À noter

depuis 2019, la réduction de cotisations salariales sur les heures supplémentaires et complémentaires doit apparaître sur le bulletin de paie.